Onnistu integraatiossa, osa 1/3 – integraatio ei tapahdu itsestään!

Yrityksiä ostetaan, myydään ja yhdistetään ahkerasti. Tutkimukset, esimerkiksi kolmen vuoden takainen KPMG:n tutkimus kuitenkin osoittavat, että järjestelyn jälkeinen integraatio onnistuu vain noin puolessa tapauksista tavoitteen mukaisesti. Muutosjärjestelyissä panostetaan usein arvottamiseen, sopimuksiin ja rahoitukseen. Parannettavaa yritykset näkevät etenkin integraation suunnittelussa, siihen liittyvässä viestinnässä ja kulttuuri-integraatiossa.

Varsinaiseen integraatioon panostaminen ja siihen liittyvien elementtien huomiointi mahdollistaakin sekä taloudellisiin että muihin järjestelylle asetettuihin tavoitteiden saavuttamisen. 

Integraatiossa yhdistetään kahden eri yrityksen, liiketoiminnan tai -toiminnon organisaatio, toimintamallit ja -tavat sekä pelisäännöt ja järjestelmät. Onnistuneessa integraatiossa taataan samalla paras mahdollinen startti yritysten toimintakulttuurien integroitumiselle. Integraation merkityksen vuoksi onkin tärkeää kiinnittää jo neuvottelu- ja sopimusvaiheessa huomiota myös siihen, mitä organisaatiossa toivotaan tapahtuvan kaupan toteutumispäivän jälkeen.

Toinen KPMG:n tutkimuksessa huomion kiinnittävä seikka on ulkopuolisen avun käyttäminen integraatiovaiheessa. Kansainvälisistä organisaatioista 88 % hyödyntää jonkin organisaatioiden ulkopuolisen tahon osaamista varmistaakseen integraation onnistumisen. Suomessa näin tekee vain 37 % organisaatioista.

Integraation toteutuminen vaatii asian työstämistä henkilöstötasolla

Hyvin toteutettu integraatio on mahdollisuus kasvattaa organisaatiota ja luoda uudenlaista yhdessätekemisen kulttuuria. Henkilöstön näkökulmasta onnistunut integraatio tarjoaa myös mahdollisuuden muutokseen liittyvien huolten käsittelemiseen ja uuden tilanteen tuomien mahdollisuuksien oivaltamiseen.

Mikäli organisaatiota, toimintamalleja, prosesseja ja työkaluja on tarvetta integroida, on siihen syytä panostaa mahdollisimman pian muutoksen järjestelyn jälkeen. Tällöin on siirtyvän henkilöstön osalta muutoksille hedelmällisin maaperä. Tämä koskee erityisesti sellaisia ratkaisuja, jotka muuttavat organisaatiorakennetta, tiimejä, henkilöstön työtehtäviä ja toimintamalleja sekä pelisääntöjä.

Jotta vastaanottavan organisaation henkilöstön on helppo ottaa uudet työyhteisön jäsenet vastaan, tulee myös sen ajatuksia kuunnella ja tarpeet huomioida.

Integraation osalta on olennaista muistaa, että hyvä suunnittelu on kyllä tärkeää, mutta muutoksen järjestelystä viestimisen yhteydessä annetut lupaukset lunastetaan nimenomaan teoilla. 

Integraatiota tulee johtaa

Integraatiossa tarvittavia elementtejä voidaan tarkastella useasta eri näkökulmasta. Käytännön asioihin kuuluvat toimitilat, koneet ja laitteet sekä järjestelmät. Myös organisaatio, esihenkilöstö ja johtaminen vaativat erityistä huomiota integraation onnistumisen varmistamisessa. Johtamisen osalta uudessa tilanteessa on syytä miettiä myös johtamisjärjestelmän mahdollisia päivitystarpeita.

Jotta aito yhteistyö ja yhteisöllisyys saadaan käynnistymään hyvin, on erityistä huomiota kiinnitettävä siirtyvään ja vastaanottavaan henkilöstöön ja näiden keskenään erilaisiin tarpeisiin. Siirtyvälle henkilölle on syytä tarjota tilanteita, joissa voi kysyä, pohtia muutos tilannetta ja suunnata ajatuksiaan uuteen. Nämä tilanteet voivat olla pienryhmämuotoisia tai henkilökohtaisia. Olennaista on tarjota tila, jossa voi sekä kertoa huolista että innostua uuden tilanteen tuomista mahdollisuuksista. Myös vastaanottavalla henkilöstöllä on usein huolia ja kysymyksiä järjestelyn luomaan tilanteeseen liittyen, ja myös näiden kuulemiselle ja käsittelylle tulee olla paikka integraatiossa.

Lisäksi integraation tulee tarjota kohtaamisia näille henkilöstöryhmille. Parhaimmillaan tällaiset kohtaamiset ovat vuorovaikutteisia, yhteistä ymmärrystä luovia, suunniteltuja ja hyvin valmisteltuja kohtaamisia, joissa tavoitteellisesti ja ratkaisukeskeisesti luodaan yhteistä tulevaisuutta. Kevyimmillään toteutus voi tarkoittaa fasilitoituja keskusteluja. Laajemmin, ammattimaisesti ja skaalautuvasti toteutettuna niissä voidaan hyödyntää dialogisia menetelmiä (kts. infolaatikko alla), jotka toimivat suurillekin ryhmille.

Kaiken tämän lisäksi tarvitaan avointa, ammattimaista, ennakoitavaa ja suunnitelmallista viestintää. Muutosviestinnän osalta tärkein elementti on viestinnän säännöllisyys. Jos muutosprosessin aikana viestinnässä on liian pitkiä taukoja, luetaan tämä tiedon salailuna ja asioiden piilotteluna. Muutosviestinnässä tärkeää onkin se, että mikäli uutta viestittävää ei ole, viestitään kuitenkin se, ettei uutta viestittävää ole.

• Dialogimenetelmä pohjautuu pedagogisesti suunniteltuihin ja yhteismuotoiltuihin dialogityökaluihin, joita hyödynnetään pienryhmissä käytävissä vertaiskeskusteluissa.
• Dialogityökalut mahdollistavat ratkaisukeskeisen, merkityksellisen ja tavoitteellisen keskustelun yhteisistä teemoista – esimerkiksi uuteen strategiaan tai yhteisiin toimintatapoihin liittyen. Teemat sovitaan asiakkaan kanssa yhdessä osana yhteissuunnitteluprosessia, jolloin ne vastaavat aitoon tarpeeseen tuoden enemmän lisäarvoa sekä organisaatiolle että osallistujille.
• Dialogityökalut suunnitellaan aikuisoppimisen parhaita käytäntöjä hyödyntäen pedagogisesti oivalluttaviksi ja visuaalisesti inspiroiviksi.
• Dialogityökaluja on sekä virtuaalisessa että fyysisessä muodossa ja niistä valitaan kuhunkin tilanteeseen sopivin toteutustapa. Tämä mahdollistaa helposti skaalautuvan vuorovaikutusprosessin läpi organisaation – myös eri kielillä.
• Innostavat ja mukaansatempaavat vertaiskeskustelut jättävät pysyvämmän muistijäljen ja näin optimoidaan työpajoihin käytetty aika vs vaikuttavuus.