Osallistava strategiatyö – miten Keravalla luotiin yhteistä ymmärrystä ja suuntaa tulevaisuudelle

Me Dazzlena tulimme mukaan, kun oli valmiina alustava strategialuonnos. Fasilitoimme johdolle ja esihenkilöille dialogipajat, joissa työskenneltiin pienryhmissä suunnittelemiemme dialogityökalujen äärellä. Niiden avulla voitiin käydä tavoitteellista dialogia ja näin hahmotella kaupunkitasoisia tavoitteita ja vastuualueiden toimenpiteitä sekä syventää yhteistä ymmärrystä strategian sisällöstä, sen toteutumisen edellytyksistä ja eri tahojen rooleista strategiatyössä.

Osallistavan strategiatyön ja dialogimenetelmän kokemuksista kertovat strategiapäällikkö Emmi Kolis ja henkilöstön kehittämispäällikkö Mari Wefvar. Haastattelijana toimi Sirkka-Helena Auvinen Dazzlesta.

Sirkka-Helena:
Keravalla on kuultu laajasti asukkaita, lapsia ja nuoria ja senioreita sekä henkilöstöä strategiatyössä. Myös vaikuttamistoimielimiä on osallistettu aktiivisesti valmisteluprosessiin. Mikä teki laajasta osallistamisesta teille tärkeää strategiaprosessissa?

Emmi:
Keravalla on jo pitkät perinteet osallistavaan ja vuorovaikutteiseen strategiaprosessiin. Kun vuonna 2016 tehtiin ensimmäistä kertaa uudenlaista kuntalain tarkoittamaa kuntastrategiaa, eri sidosryhmiä kuultiin laajasti. Tuolloin laadimme strategian kahdelle valtuustokaudelle. Nyt kahden valtuustokauden jälkeen sovittiin perusteellisemmasta kaupunkistrategian uudistamisesta, jonka vuoksi eri sidosryhmiä on jälleen otettu valmisteluun aktiivisesti mukaan.

Laaja vuorovaikutus eri sidosryhmien kanssa on tärkeää ainakin kolmesta eri syystä:

1. Vuorovaikutteisen prosessin ja dialogisen keskustelun kautta saadaan eri ryhmien ajatukset osaksi valmistelutyötä.

2. Osallisuuden avulla voidaan lisätä strategiaan sitoutumista, kun tulevaisuuden suunta ja painopisteet ovat yhdessä sovittuja.

3. Strategia alkaa jo valmisteluvaiheessa muuttua sanoista tekoihin, kun valmistelua tehdään niin ulkoisten kuin sisäisten sidosryhmien kanssa.

Sirkka-Helena:
Usein eri tahojen osallistaminen koetaan liian hankalaksi, aikaa vieväksi eikä kaiken nähdyn vaivan arvoiseksi. Miten te olette onnistuneet rakentamaan tilaisuuksia, joissa ihmisillä on ollut aito kokemus kuulluksi tulemisesta ja onko se ollut vaivan arvoista?

Emmi:
Osallistava valmistelu ei ole aina vaivatonta tai helppoa.  Onnistuneen strategian erottaa kuitenkin juuri onnistunut valmisteluprosessi ja vuorovaikutteinen valmistelu. Vaikka tilaisuuksien järjestäminen vaatii paljon resursseja, se kannattaa lopputuloksen kannalta, kun strategia on toteuttamiskelpoinen ja eri sidosryhmät ovat siihen sitoutuneita.

Onnistuneen strategian erottaa kuitenkin juuri onnistunut valmisteluprosessi ja vuorovaikutteinen valmistelu

Sirkka-Helena:
Kun moninaiset näkökulmat kohtasivat, syntyi varmasti uusia yhteisiä oivalluksia. Mitä erityistä tai merkityksellistä näistä keskusteluista jäi teille mieleen?

Emmi:
Kävimme erinomaisia keskusteluja Keravan vaikuttamistoimielinten kanssa, joihin kuuluu vammais- ja vanhusneuvostot, nuorisovaltuusto sekä monikulttuurisuusasiain neuvottelukunta. Keskustelu heidän kanssaan oli rakentavaa ja näissä keskusteluissa nousi esiin niin yksinäisyyteen, esteettömyyteen ja Keravan keskustan kehittämiseen liittyvät teemat. Myös työpaja Keravan yrittäjien kanssa on jäänyt positiivisesti mieleen. Yrittäjien kanssa puhuttiin erityisesti elinvoimasta ja Keravan kävelykadun elinvoiman kehittämisestä.

Tällä strategiakierroksella panostimme erityisesti lasten ja nuorten kuulemiseen ja toteutimme lapsille ja nuorille oman kyselyn, minkä lisäksi Keravan toteutimme Luotain-tehtävän valikoiduissa kouluissa ja päiväkodeissa. Luotain-tehtävän toteutus jäi erityisesti mieleen tästä strategiaprosessista. Tehtävän tarkoituksena oli huomioida lasten ja nuorten toiveita tulevaisuuden Keravasta, kuvittelemalla ja kuvailemalla unelmien päivä kävelykadulla.​ Lapset ja nuoret tekivät upeita teoksia unelmien päivästä ja kokosimme nämä kaikki teokset näyttelyksi Kauppakeskus Karuselliin. Lasten ja nuorten toiveissa korostui luonto, turvallisuus ja ympäristön siisteys. Hyvin samanlaisia asioita nousi esiin myös aikuisille suunnatuissa työpajoissa.

Tällä strategiakierroksella panostimme erityisesti lasten ja nuorten kuulemiseen. Lapset ja nuoret tekivät upeita teoksia unelmien päivästä – heidän toiveissaan korostui luonto, turvallisuus ja ympäristön siisteys

Sirkka-Helena:
Me tulimme mukaan prosessin myöhemmässä vaiheessa suunnittelemaan ja fasilitoimaan dialogipajoja. Mikä sai teidät valitsemaan Dazzlen ja dialogimenetelmän tässä vaiheessa strategiatyötä?

Emmi:
Etsimme etenkin strategian käytäntöön vientiä tukemaan osallistavaa menetelmää ja kartoitimme muutamia palveluntuottajia. Dazzlen dialogimenetelmä tuntui tässä kohtaa meille sopivalta ratkaisulta. Dazzlen menetelmän vahvuutena oli erityisesti se, että se yhdisti strategian osallistavan viennin käytäntöön ja esihenkilökoulutuksen strategisen johtamisen osalta.

Dazzlen menetelmän vahvuutena oli erityisesti se, että se yhdisti strategian osallistavan viennin käytäntöön ja esihenkilökoulutuksen strategisen johtamisen osalta.

Sirkka-Helena:
Dialogimenetelmässämme korostuvat kuunteleminen, yhteisen ymmärryksen etsiminen ja ajattelun avaaminen erilaisten tehtävien avulla. Miten tämä työskentelytapa erosi aiemmista tavoista, joilla strategiaa oli käsitelty?

Mari:
Osallisuus on yksi arvoistamme. Arvojen mukainen työskentely on meille arkipäivää, joten on luonnollista, että käytämme osallistavia työskentelytapoja. Yhteisen ymmärryksen ja eri näkökulmien kuuleminen ja huomioiminen ovat erityisen tärkeitä strategiaprosessissa.

Meillä on aiemmin strategian läpikäynnissä esihenkilöiden tai tiimien kesken hyödynnetty strategiapeliä ja nyt halusimme kokeilla toisenlaista osallistavaa menetelmää. Emme koe, että pelkästään kalvosulkeisilla asioita saadaan vietyä riittävän mielenkiintoisesti ja oivaltavasti arkeen. Dialogimenetelmä toimi tarpeisiimme nähden hyvin.

Sirkka-Helena:
Suunnittelimme yhdessä työpajojen rakenteet ja keskustelun työkalut Keravan kontekstiin sopiviksi. Millainen kokemus yhteisuunnittelu oli teille?

Mari:
Yhteissuunnittelu sujui vaivattomasti ja pääsimme vaikuttamaan sisältöön. Dazzlen kokemusta hyödyntäen ja keskustelujemme pohjalta saimme käyttöön toimivan dialogialustan, jossa käytettiin mm. meidän termejämme ja huomioitiin Keravan brändi. Meille oli tärkeää, että siitä tuli meidän näköisemme.

Sirkka-Helena:
Johtoryhmässä käytiin dialogia muun muassa rooleista ja strategian tulkinnasta. Millaisia oivalluksia dialogi mahdollisti johtoryhmän jäsenten välillä?

Mari:
Toteutimme dialogityöpajan, johon ylin johto eli kaikkien toimialojemme vastuualue- ja toimialajohtajat sekä kaupunginjohtaja osallistuivat. Dialogimenetelmä vahvisti yhtenäistä näkemystä johtoryhmien jäsenten välillä. Samoin tarkentui johdon eri toimijoiden erilaiset roolit ja vastuut strategian käytäntöön viemisessä.

Sirkka-Helena:
Esihenkilöpäivässä pohdittiin, miten strategiaa viedään käytäntöön päivittäisjohtamisen keinoin ja mitä strategia tarkoittaa oman tiimin tekemisessä. Miten näette dialogin tukevan strategian käytäntöön vientiä tulevina kuukausina?

Mari:
Esihenkilöpäivän dialogitehtävien keskustelut loivat esihenkilöille näkemyksen yhteisestä Keravasta ja sen suunnasta, se keskustelu oli ensiarvoisen tärkeä. Lisäksi esihenkilöpäivässä päästiin pohtimaan eri toimijoiden (johto, esihenkilöt, tiimit / työntekijät) rooleja ja vastuita strategian eri vaiheista. Uskomme, että tämä auttaa strategian käytäntöön viennissä ja roolit kirkastuivat.

Sirkka-Helena:
Mikä oli teille itsellenne merkityksellisin hetki tai oivallus tämän prosessin aikana?

Emmi ja Mari :
Dialogimenetelmä oli selkeä ja ohjasi keskustelun kulkua, siihen oli esihenkilöiden helppo lähteä mukaan. Menetelmänä loistava! Uskomme, että esihenkilöt pystyvät tämän jälkeen viemään strategiaa tiimeihinsä jälleen entistä paremmin.  

Lisätietoja Keravan uudesta kaupunkistrategiasta löytyy Keravan kaupungin verkkosivuilta.